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時間管理
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98/1/7團療心靈加油站導讀文

每個人對於時間的價值觀不同,也因此為人生帶來不同的成就。
我以前曾經在IBM服務,加班是常態,我的主管每天晚上工作到十點才回家;後來到奇異(GE),下午五點主管就趕我回家。我本來想,哪可能準時下班的,所以繼續留在辦公室,沒想到主管堅持我必須準時下班,他說,上班時間沒把工作做完,表示效率不好。
這個觀念影響我對時間的價值觀,當一個人的時間價值觀是絕不加班,很自然便要做出時間分配,加快做事的效率,把所有工作集中在上班時間做完。
每個人每天所擁有的時間都是一樣的,所以時間管理的問題,不在於時間的多寡,而是如何善用及分配自己的時間,所以說,時間管理就是自我管理。
時間管理的原則,在於主動掌握,而非消極回應,所以事前規劃和實際執行,同等重要。能力強的人,懂得用很多時間思考工作計畫,也從最重要的事情開始動手。

以下是十大時間管理招式:
1.設定目標:做好管理的第一步,要先設定目標,把事情依輕重緩急分配好,如此,就能建立時間管理的架構。
2.第一次就做對:每一件事如果能第一次就做對,除了效率高,更能節省時間資源,因為,解釋是很花時間的。
3.速戰速決:時間是非常珍貴的,所以要分秒必較;例如,在公務會談時,要速戰速決,選擇最快的方式溝通,如果能打電話,就絕不寫e-mail。
4.養成做備忘錄的習慣:隨時用紙筆或PDA記錄下會議結論、處理事情的順序。
5.及早開始:把所有的事全部列入規劃,不要為自己製造意外,愈能把事件納入計畫裡,時間管理愈成功。
6.降低變數:時間管理就是事前的規劃或長期的計畫,所以把變數降得愈低,效率愈好。
7.集中處理:根據統計顯示,同類型的事,集中於同一個時段處理,效率較高,這就是學習曲線效果。
8.避開尖鋒時間:凡是遇到要排隊的事,就先避開,待離峰時間再進行,例如,你錯過了中午十二點的用餐時間,不妨十二點半或一點再用餐,如此,也可避免商家因人潮過多,處理時間延長的延誤。
9.善用畸零時間:例如早午休時間,或是等電話的時間,可以處理比較簡單、快速的事。
10.留點時間多做思考:千萬不能因為要處理急事,便排擠掉思考重要決策的時間,所以,時間管理最重要的,就是要為自己安排一個空白的思考時間,一方面檢視自己的時間安排,也可以讓自己找出更多增進工作效能的方法。
管理者的時間管理還需注意的是,每天下班前確實安排好自己的時間,一方面便於讓同仁了解,用以配合溝通或裁決事宜,同時也便於在次日上班時,立即進入工作狀態。

此外,許多上班族最大的困難,就是碰到手機或電話以及不速之客被迫變更時程的時間殺手,值得仔細因應。許多上班族都有的經驗就是,正忙著寫報告、交報表,偏偏有電話進來攪局,我認為,對付電話時間殺手最好的方式,就是不要急著接電話,你可以運用答錄機來處理無暇接聽或不想處理的電話。

至於面對不速之客的方法,如果對象是老闆或是主管,可以直接溝通,說自己正忙於某一個特定事項;如果是同事或客戶,則可先聲明自己手上有急件待處理,並運用邊走邊聊的方式,把不速之客帶到別的地方。

記住,如果你不為自己的目標工作,就得為別人的目標工作,所以,如果時間管理能力不佳,那麼只有被別人管理的份了。

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